Demandes

Les demandes sont déposées dans l’application KJA-FS par une personne disposant du rôle de «Commanditaire de prestations» (voir Introduction et informations générales) puis sont examinées par l’OM. Dès qu’une demande est approuvée, vous pouvez téléverser les factures pour les prestations fournies.

Transmission
Une demande a ce statut dès que la ou le commanditaire de la prestation l’a transmise dans le système KJA-FS. L’OM va maintenant l’examiner.

Demande acceptée
Si l’OM approuve la demande, le statut de celle-ci passe alors à «Demande acceptée». Vous pouvez maintenant téléverser les factures pour les prestations fournies.

Demande rejetée
Si l’OM rejette une demande, son statut est alors celui de «Demande rejetée». Le motif du rejet est visible dans la vue détaillée de la demande. Les demandes rejetées ne sont pas traitées plus avant dans le système KJA-FS. La ou le commanditaire de la prestation doit déposer une nouvelle demande pour la prestation souhaitée.

Demande clôturée
Toute demande porte sur une période qui correspond à la durée au cours de laquelle la prestation est fournie. Dès que cette période prend fin, le statut devient automatiquement celui de «Demande clôturée».

La ou le commanditaire de la prestation ainsi que l’OM peuvent en outre clôturer une demande de manière anticipée. Une nouvelle date, celle à partir de laquelle la prestation s’achève, est alors fixée. Cette nouvelle date doit se situer avant la date de fin précédente.

Il existe trois types de demandes dans le système KJA-FS:

Demande de garantie de prise en charge des coûts
Une garantie de prise en charge des coûts assure que l’Office des mineurs (OM) préfinance une prestation ambulatoire ou résidentielle pour une ou un bénéficiaire. La demande doit être faite avant le début de la prestation. Une fois la demande approuvée, les prestations concernées peuvent faire l’objet d’un décompte.

Contrat de placement
Un contrat de placement garantit que l’OM préfinance les coûts du placement d’une ou d’un enfant ou d’une jeune personne dans une famille d’accueil. Il règlemente les conditions financières du placement.

Décision de l’inspection scolaire
Une décision de l’inspection scolaire garantit que l’OM préfinance la partie de la prestation résidentielle qui concerne l’hébergement. Il s’agit de disposer à la base d’une recommandation de l’inspection scolaire pour un placement dans une institution disposant d’une école spécialisée. Le décompte de la partie concernant l’hébergement présuppose une telle décision.

Vous trouvez sur cette page une liste de toutes les demandes pour lesquelles votre organisation est inscrite en tant que prestataire. Les demandes peuvent porter le statut  «Transmission», «Demande acceptée», «Demande rejetée» et «Demande clôturée».

Il est possible, au moyen du champ ad hoc, de rechercher les demandes à partir du numéro d’assurance sociale (AS), d’un nom ou d’une ou d’un commanditaire de prestation. À droite du champ de recherche, vous pouvez cocher la case «Inclure le commentaire interne dans la recherche».

Vous pouvez par ailleurs utiliser le filtre de recherche en fonction du statut de la demande, du type de prestation et du type de demande. Vous pouvez également combiner plusieurs filtres.

Chaque ligne du tableau correspond à une seule demande. Les principales informations sont affichées: le numéro d’assurance sociale (AS) et le nom de la personne concernée, le type de demande, la prestation demandée ou acceptée, la ou le commanditaire de la prestation, le statut actuel, la date du dépôt, la date de la fin de la prestation ainsi que le commentaire interne.

La configuration des colonnes permet de choisir de manière individuelle les colonnes qui doivent s’afficher.

Le menu d’actions à droite de la page (⋮) permet d’ouvrir un élément ou de déposer une facture pour la demande en question.

Un clic à n’importe quel endroit de la ligne permet d’ouvrir l’inscription.

Il suffit de cliquer sur un élément de la liste pour ouvrir le détail de la demande, qui comporte toutes les informations à son sujet.

1. Informations sur la ou le commanditaire de prestations
   Vous voyez ici qui a demandé la prestation, aussi bien l’organisation que la personne responsable.
   
   
2. Informations sur la ou le bénéficiaire de prestations
   Vous voyez ici toutes les informations importantes sur la ou le bénéficiaire de la prestation.
   
   
3. Prestataire
   Vous voyez ici votre enregistrement en qualité de prestataire. Vous pouvez aussi voir les demandes pour lesquelles vous n’êtes pas enregistrée ou enregistré en tant qu’interlocutrice ou interlocuteur direct.
   
   
4. Informations sur les prestations
   Vous voyez ici les détails de la prestation demandée ainsi que le plafond mensuel des coûts pour les prestations ambulatoires ou le prix mensuel pour les prestations résidentielles. Les dates de la prestation sont aussi indiquées ici. Les factures remises doivent porter sur une période comprise entre ces dates. D’autres informations à ce sujet sont disponibles dans la partie intitulée «Saisir la facture et la transmettre».
   
   
5. Bloc latéral
   Dans le bloc situé sur la droite de l’écran, vous pouvez transmettre une facture concernant une demande approuvée ou une demande clôturée. Vous voyez par ailleurs en un simple coup d’œil les informations les plus importantes telles que le statut et la date de dépôt. En cliquant sur «Exporter la demande sous forme de fichier PDF», vous pouvez télécharger la demande. Vous pouvez également afficher l’historique.
   
   
6. Champ de commentaire interne
   Vous avez la possibilité de saisir un commentaire interne. Toutes les personnes de votre organisation peuvent le voir et le commenter. Vous trouverez d’autres informations à ce sujet sous «Champ de commentaire interne».

Dans le système KJA-FS, vous pouvez télécharger chaque demande sous forme de fichier PDF. À cet effet, ouvrez le détail de la demande et cliquez dans le bloc situé sur la droite de la page sur «Exporter la demande sous forme de fichier PDF». Le téléchargement démarre automatiquement et vous retrouvez ensuite le fichier PDF dans votre répertoire Téléchargements (ou Downloads).

Les fonctions essentielles de l’historique sont décrites ici: Historique.

Dans l’historique d’une demande, vous avez accès à toutes les modifications qu’une demande a subies au cours de son traitement. Vous voyez parmi celles-ci

• les changements de statut («Transmission», «Demande approuvée», «Demande rejetée», «Demande clôturée»),
• les modifications de champ propres à la demande.

Chaque inscription comporte la date à laquelle une modification a été faite et le nom de l’organisation qui l’a effectuée.

Les explications concernant chaque statut lié à la demande figurent au début du chapitre intitulé Statut de la demande et signification.