Factures

Vous versez dans le système KJA-FS les factures pour les prestations que vous avez fournies. Celles-ci doivent toujours faire l’objet d’un décompte mensuel. À titre exceptionnel, des factures peuvent aussi être téléversées et approuvées plus tardivement.

Validation par le service social
Ce statut permet à la ou au commanditaire de la prestation de vérifier la facture.

• Si elle est correcte, elle est transférée à l’OM (statut «Validation par l’OM»).
• Si est comporte des erreurs ou des imprécisions, il est possible de la refuser (statut «Paiement rejeté»).

Les factures concernant des demandes du type «Inspection scolaire» sont vérifiées directement par l’OM. La ou le commanditaire de la prestation n’a pas besoin de les valider.

Validation par l’OM
Dès que le service social a validé la facture, celle-ci a le statut «Validation par l’OM». Le rôle «Finances OM» permet d’examiner la facture, de la valider ou alors de la rejeter.

Retirée
Les factures portant le statut «Retirée» ne sont pas traitées plus avant. Elles doivent à nouveau être saisies et transmises.

Paiement rejeté
En cas de refus d’une facture, l’organisation qui procède à sa vérification doit fournir une justification.  En votre qualité de prestataire, vous recevez en outre une notification par courriel. La justification du rejet est visible dans le détail de la facture. Les factures rejetées ne sont pas traitées plus avant et doivent être remises sous forme de nouvelle facture. Elles restent cependant visibles dans le système KJA-FS.

Validée en vue du paiement
L’OM a approuvé la facture et l’a validée. Le paiement est en cours de traitement.

Traitement correct
Le paiement a été effectué et le montant de la facture vous parviendra d’ici quelques jours.

Vous pouvez ouvrir le formulaire de saisie d’une nouvelle facture à partir de trois emplacements différents dans le système KJA-FS.

Vous pouvez saisir directement, dans la liste des demandes, une nouvelle facture pour une demande déterminée. Vous devez ouvrir le menu d’action pour la demande en question et sélectionner «Saisir une nouvelle facture».

Cette action s’affiche pour toutes les demandes, mais il existe une distinction en fonction du statut:

Statut «Transmission» ou «Demande rejetée»
Le formulaire s’ouvre sans avoir été prérempli puisqu’aucune facture ne peut être remise pour ces demandes.

Statut «Demande approuvée» ou «Demande clôturée»
Le formulaire qui s’ouvre comporte déjà les données pertinentes pour la demande sélectionnée, qui ont été intégrées automatiquement. Le travail de saisie est ainsi réduit.

Dans le cas où une demande a le statut «Demande approuvée» ou «Demande clôturée», vous pouvez commencer la saisie d’une facture directement dans le détail de la demande. Vous devez cliquer dans le bloc situé sur la droite de l’écran sur «Saisir une nouvelle facture». Le formulaire qui s’ouvre dispose déjà des données pertinentes pour la demande sélectionnée.

En ce qui concerne les demandes clôturées, des factures peuvent être remises au maximum cinq ans après la date de la fin de la demande.

Vous pouvez commencer à saisir une facture à tout moment en affichant la liste ad hoc. La saisie ne se fait pas dans le contexte d’une demande et vous devez alors choisir la demande correcte dans le formulaire de la facture.

1. Site

Choisissez le site concerné par la facture. S’il n’existe qu’un seul site pour votre institution, le champ est rempli automatiquement. Si vous avez défini dans votre profil un site en tant que favori, celui-ci fait l’objet d’une présélection automatique. Vous pouvez au besoin modifier la sélection à tout moment.

2. Demande

Choisissez la demande en question. Vous pouvez la rechercher à partir de son numéro, d’un numéro d’assurance sociale ou du nom de la ou du bénéficiaire de la prestation.

Si vous commencez le processus de saisie des factures à partir de la liste des demandes ou du détail de la demande, le numéro de la demande est automatiquement prérempli dans le champ «Demande» pour toute facture téléversée. Si un autre numéro de demande est identifié à partir du nom du fichier, il remplace alors le numéro prérempli. Vous pouvez modifier manuellement, à tout moment, le champ «Demande» pour chaque facture.

3. Facture

Le nom du fichier du document (facture) téléversé qui s’affiche ne peut pas être modifié. Vérifiez ou complétez le montant de la facture, le numéro IBAN, le numéro de la facture et la période sur laquelle elle porte. 

Téléversez un fichier PDF de la facture et indiquez le montant de celle-ci, le numéro IBAN et un numéro de facture unique. Si une facture a été rejetée, il est possible de réutiliser son numéro. 

Les factures doivent en principe faire l’objet d’un décompte mensuel. La fonction «Sélectionner le mois précédent» reprend dans les champs «Période de facturation, à partir du» et «Période de facturation, jusqu’à»  les données du mois précédent, ce qui vous facilite la tâche. La période de facturation inscrite doit se situer dans les limites des dates de la demande liée.

Si vous téléversez une facture comprenant un code QR, le montant, le numéro IBAN,  le numéro de référence et, s'il en existe une, la communication, sont remplis de manière automatique.

Une fois les factures entièrement saisies, vous pouvez cliquer sur «Transmettre la facture» dans la barre d’outils d’action. La transmission n’est possible que si tous les champs des factures téléversées sont valides. Les factures ne sont sauvegardées que lorsqu’elles sont remises. En cliquant sur «Interrompre», vous rejetez toutes les factures qui n’ont pas encore été transmises. Les factures dont le processus de transmission a été interrompu ne sont pas visibles dans le système KJA-FS.

Dans la partie droite de la page, sous «Remplissage automatique», figurent les informations sur les diverses possibilités offertes. Les indications que le système KJA-FS reprend automatiquement à partir du nom du fichier, d’une facture avec code QR ou de votre profil y sont décrites. De même, la structure du nom du fichier demandée est elle aussi indiquée. Ainsi,  lorsqu’un fichier respectant cette convention d’appellation est téléversé, les informations intégrées sont lues et attribuées automatiquement aux champs concernés. Il est important que le format soit strictement observé (exhaustivité, pas d’espaces supplémentaires, respect de l’ordre des éléments, respect des formats de dates, pas de tiret bas dans le numéro de la facture). 

Au cours de la saisie d’une facture concernant une prestation ambulatoire, le système KJA-FS vérifie si le plafond des coûts est atteint ou dépassé. L’examen porte en outre sur l’éventualité que les factures déjà saisies entraînent un dépassement du plafond des coûts.

Si tel est le cas, une remarque à ce sujet s’affiche lors du téléversement de la facture. Les remarques ont un caractère informatif et ne vous empêchent pas de transmettre la facture.

En cas de téléversement simultané de plusieurs factures, le système KJA-FS les examine toutes à la fois. Les remarques sur le plafond des coûts sont automatiquement actualisées pour toutes les factures concernées en cas de modification.

Une fois que vous avez transmis une facture, elle a tout d’abord le statut «Validation par le service social». Tant qu’une facture a ce statut ou celui de «Validation par l’OM», vous pouvez la retirer si elle contient une erreur. Veuillez préciser la raison (justification). Le statut est ensuite «Retirée».

Vous voyez sous «Factures» la liste de toutes les factures que vous avez transmises. Elles peuvent avoir les statuts suivants: «Validation par le service social», «Validation par l’OM», «Paiement rejeté», «Validée en vue du paiement», «Traitement correct» et «Retirée».

Vous pouvez filtrer les factures en fonction de leur statut et du type de prestation. Le champ ad hoc permet d’effectuer une recherche à partir du numéro de la demande, d’un numéro d’assurance sociale (AS) ou de montants. À droite du champ de recherche, vous pouvez cocher la case «Inclure le commentaire interne dans la recherche». Vous pouvez par ailleurs effectuer une recherche en combinant plusieurs filtres.

Chaque ligne du tableau correspond à une facture. Les informations importantes suivantes sont présentées: la date du dépôt, la période de facturation, le nom et le numéro de la demande, le numéro d’assurance sociale (AS) de la ou du bénéficiaire de la prestation, le montant de la facture, son numéro, son statut ainsi que le commentaire interne.

Le menu du tableau comporte d’autres fonctions.. Vous pouvez décider vous-même, au moyen de la configuration des colonnes, quelles colonnes doivent s’afficher. Vous pouvez par ailleurs exporter les factures vers un fichier Excel. Les filtres actifs et les termes recherchés sont pris en compte. Seules les inscriptions qui s’affichent actuellement dans le tableau sont exportées.

La page des détails de la facture s’ouvre lorsque vous cliquez à n’importe quel endroit de la ligne en question.

Vous voyez ici toutes les informations importantes qui concernent une facture remise. La page est séparée en plusieurs sections qui peuvent être ouvertes ou fermées.

1. Site

Cette partie contient le nom du site où la prestation a été fournie.

2. Demande

Ici se trouvent les principales informations sur la demande à laquelle la facture se réfère: numéro de la demande, nom et prénom de la ou ou du bénéficiaire, numéro d’assurance sociale, type de prestation, période prévue et prix de la prestation.

3. Facture

Cette partie contient tous les détails de la facture, dont le document lui-même (fichier PDF téléchargeable), le montant, le numéro IBAN du prestataire, un éventuel numéro de référence, le numéro de la facture ainsi que la période de facturation (date du début et de la fin de la période).

4. Aperçu des factures déjà saisies

Si plusieurs factures ont déjà été transmises au sujet d’une demande, elles sont présentées sous forme de liste dans cette partie. Cliquez sur la ligne du tableau pour ouvrir dans un nouvel onglet le détail de la facture en question.

5. Informations sur la facture

Vous voyez sur la partie droite de l’écran les principales informations sur la facture, avec le statut actuel du processus de facturation ainsi que la date du dépôt de la facture. Vous disposez en outre d’un lien vers l’historique de la facture, où vous pouvez voir les étapes et les changements de statuts.

6. Commentaire interne

Vous avez la possibilité de saisir un commentaire interne. Un clic sur le pictogramme ouvre le mode édition. Le champ de commentaire fonctionne comme un post-it: vous y inscrivez des informations importantes que toutes les personnes de votre organisation peuvent voir et commenter.

Une remarque s’affiche lorsqu’une période sur laquelle porte une facture chevauche celle d’une facture déjà remise au sujet de la même demande. Cliquez sur le lien qui vous dirige vers la facture concernée pour ouvrir le détail à son sujet.

La présence d’un chevauchement n’empêche pas l’approbation d’une facture.

Si le plafond des coûts a été atteint ou dépassé pour une prestation de type ambulatoire, un avertissement s’affiche dans le détail de la facture.

Si les coûts globaux prévus dépassent le plafond des coûts, une remarque s’affiche à ce sujet.

Les fonctions essentielles de l’historique sont décrites ici: Historique.

Dans l’historique des factures, vous avez accès à toutes les modifications qu’une facture a subies au cours de son traitement. Vous voyez parmi celles-ci les changements de statut («Retirée», «Validation par le service social», «Validation par l’OM», «Paiement rejeté», «Validée en vue du traitement» et «Traitement correct»).

Chaque inscription comporte la date à laquelle une modification a été faite et le nom de l’organisation qui l’a effectuée.

Les explications concernant chaque statut lié à la facture figurent dans le chapitre intitulé Statut de la facture et signification.