Guide d’utilisation KJA-FS, commanditaires de prestations

Le 1^er janvier 2022 marque l’entrée en vigueur de la loi sur les prestations particulières d’encouragement et de protection destinées aux enfants du canton de Berne (LPEP). L’application KJA-FS a été développée en vue de la gestion avec l’Office des mineurs (OM) des prestations relevant d’un commun accord au sens de la LPEP. Elle permet aux commanditaires de prestations et à l’OM de traiter sous forme numérique les demandes de préfinancement et de participations aux coûts ainsi que des factures.

Les prestataires peuvent remettre par l’intermédiaire de l’application des factures devant leur être payées et transmettre à l’OM diverses demandes et informations.

Le présent manuel d’utilisation a été rédigé du point de vue des commanditaires de prestations et vise à vous aider au mieux dans votre travail quotidien.

Les données qui figurent dans les captures d’écran sont fictives et ont été saisies exclusivement à des fins de test. Il ne s’agit donc en aucun cas de données réelles.

Le système KJA-FS prévoit les trois types d’utilisatrices et d’utilisateurs suivants:

Les commanditaires des prestations
Ce sont les services sociaux et les inspections scolaires, qui demandent des prestations pour les enfants et les jeunes ayant besoin de protection. Nous désignons ces derniers par le terme de bénéficiaires des prestations. Elles et ils n’ont aucun accès à l’application KJA-FS. Ce sont les commanditaires qui remplissent les demandes à leur place.

Les prestataires
Ce sont les institutions et les organisations qui fournissent les prestations. Il peut s’agir de foyers, de familles d’accueil ou d’autres institutions sociales. Ces prestataires remettent dans l’application KJA-FS les prestations fournies sous forme de factures. Seules font exception les familles d’accueil, qui n’ont pas accès à KJA-FS et sont directement rétribuées par le canton.

L’Office des mineurs
L’OM est le service central en matière de protection de l’enfance, de la jeunesse et de la famille. Il coordonne la collaboration entre les autorités et les organisations et veille à ce que les enfants et les jeunes puissent grandir dans le canton de Berne en bénéficiant de protection et d’encouragement.

L’OM vérifie dans l’application KJA-FS toutes les demandes transmises par les commanditaires de prestations. Il contrôle par ailleurs l’ensemble des factures remises par les prestataires.

Les rôles suivants présents dans le système KJA-FS ont de l’importance pour vous, en tant que commanditaire de prestations:

Commanditaire de prestations (Service social)
Les commanditaires de type «Service social» établissent des demandes de garantie de prise en charge des coûts et des contrats de placement. Elles et ils examinent en outre toutes les factures portant sur des demandes au sujet desquelles elles et ils sont inscrits en tant que commanditaires.

Commanditaire de prestations (Inspection scolaire)
Les commanditaires de type «Inspection scolaire» établissent les demandes pour les décisions de l’inspection scolaire.

Prestataire (Institution)
Les personnes disposant du rôle de prestataire peuvent consulter dans le système KJA-FS les demandes pour lesquelles elles sont inscrites comme telles. Elles peuvent aussi déposer des factures.

Finances OM (OM)
Toutes les demandes et les factures sont examinées et validées par l’OM, qui procède aux versements.