Participations aux coûts

L’objectif de la participation aux coûts est de faire assumer aux parents une partie des coûts que l’Office des mineurs du canton de Berne (OM) préfinance pour les prestations fournies aux enfants et aux jeunes. Le montant de la participation se calcule sur la base des données fiscales actuelles des personnes tenues de contribuer. En règle générale, les deux parents sont concernés, indépendamment du fait qu’ils vivent ensemble ou séparés. Les parents ne participent pas aux coûts s’ils perçoivent une aide sociale ou des prestations complémentaires. Une fois le calcul effectué, les parents reçoivent une facture mensuelle. C’est le service social ou l’OM qui procède au calcul officiel de la participation.

Les participations aux coûts sont étroitement liées aux demandes. Il n’est pas possible d’activer une participation aux coûts qui n’est pas liée à une demande approuvée. Les parents participent uniquement aux coûts des prestations effectivement fournies.

En principe, les participations aux coûts sont valables aussi longtemps qu’il existe des demandes approuvées. Dans le cas de l’approbation d’une nouvelle demande prenant fin à une date ultérieure, la participation aux coûts est prolongée en conséquence.

Chaque participation aux coûts se compose d’une ou de plusieurs périodes. Si le montant calculé est par exemple modifié, aucune nouvelle participation aux coûts n’est créée mais une nouvelle période vient s’ajouter à la participation aux coûts existante (Adapter les participations aux coûts).

Dans le cas du traitement a posteriori d’une demande déjà approuvée lors duquel la participation aux coûts qui y est liée est supprimée, la durée de validité d’origine de cette participation est maintenue. Si aucune autre demande approuvée n’est attribuée à cette participation aux coûts durant la période en question, la mention «Aucune» s’affiche sous «Type de prise en charge». Il est ainsi clairement visible qu’aucune participation aux coûts n’est nécessaire pour cette période (Détail de la participation aux coûts).

Vous avez la possibilité de sélectionner dans la demande une participation aux coûts existante ou de créer une nouvelle participation le cas échéant.

Toutes les informations à ce sujet figurent dans le chapitre «Remplir un formulaire de demande», à l’étape «Participation aux coûts».

Lorsqu’une ou un enfant est placé dans une institution et y fréquente de manière séparée une offre spécialisée de l’école obligatoire, il est possible de faire valoir une exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP. C’est l’OM qui calcule alors la participation aux coûts des parents.

Dans le cas d’un contrat de placement, il n’est pas possible de créer une nouvelle participation aux coûts avec le motif «Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP». Vous pouvez toutefois sélectionner une participation aux coûts qui, à ce moment-là, contient exclusivement une période concernée par cette exception. Vous devez alors adapter la participation aux coûts et ajouter une nouvelle période sous «Calcul de la participation aux coûts». Si vous travaillez au service d’inspection scolaire, l’OM se charge de cette adaptation.

Il en va de même s’il s’agit d’une demande portant sur une prestation ambulatoire. En effet, l’«exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP» concerne exclusivement les prestations résidentielles.

En tant que membre d’un service social, vous voyez dans la partie «Participation aux coûts» la liste de toutes les participations liées aux demandes pour lesquelles votre service social est inscrit en qualité de commanditaire de la prestation.

Les participations aux coûts s’affichent avec les différents statuts suivants: «Nouveau», «Signature apposée», «Signé et actif», «Clôture», «Annulée» et «Interruption».

Chaque ligne du tableau correspond à une seule participation aux coûts. Les importantes informations affichées sont l’unité d’imputation (nom d’une personne), le nom et le numéro d’assurance sociale de la ou du bénéficiaire de la prestation, le service compétent, le statut, toute adaptation en cours, le cas échéant, la validité de la participation aux coûts ainsi que le commentaire interne.

Vous pouvez décider vous-même, au moyen de la configuration des colonnes, quelles colonnes doivent s’afficher. 

Le champ de recherche vous permet d’effectuer une recherche par unité d’imputation ainsi qu’avec le nom et le numéro d’assurance sociale des bénéficiaires de la prestation. À droite du champ, vous pouvez cocher la case «Inclure le commentaire interne dans la recherche», le commentaire étant ainsi pris en compte.

Vous pouvez par ailleurs filtrer en fonction du statut. Un autre filtre vous permet de définir si vous souhaitez afficher uniquement les participations aux coûts sans adaptations ouvertes ou celles qui comportent des adaptations ouvertes. Le statut de l’adaptation s’affiche entre parenthèses. Vous pouvez également combiner plusieurs filtres.

Les inscriptions s’ouvrent lorsque vous cliquez à n’importe quel endroit de la ligne.

Il existe un service compétent pour chaque participation aux coûts, qu’il s’agisse de votre service social ou de l’OM. Si vous êtes inscrit en tant que service compétent, vous êtes alors responsable de cette participation. Dans la liste des participations aux coûts, le service en question est visible dans la colonne «Service compétent» ainsi que sur la page détaillée de la participation aux coûts, dans la barre latérale de droite de l’accordéon «Informations sur la participation aux coûts». 

Si vous êtes membre d’un service social, vous ne pouvez pas modifier la mention concernant le service compétent, mais l’OM peut le faire.

Une participation aux coûts se crée lorsque vous choisissez, dans la demande, «Créer une nouvelle participation aux coûts» (Saisir des demandes et les déposer, participation aux coûts). Les participations créées sont visibles dans la liste. Filtrez la liste avec le statut «Nouveau». Vous voyez ainsi rapidement quelles participations aux coûts vous devez remplir et déposer.

Ouvrez une participation aux coûts dans la liste en cliquant à n’importe quel endroit de la ligne. Si le statut de la participation est celui de «Nouveau», la participation s’ouvre sous la forme d’un formulaire que vous pouvez traiter.

Dans la barre située sur la partie droite de la page, vous voyez les informations importantes concernant la participation aux coûts, dont le service compétent, le statut actuel, la durée de validité ainsi que le nom et le numéro d’assurance sociale de la ou du bénéficiaire de la prestation.

La barre latérale droite comporte en outre un accordéon dans lequel toutes les demandes liées à la participation aux coûts sont visibles. Leurs catégories sont au nombre de trois: «Demandes déposées», «Demandes approuvées» et «Demandes clôturées».

Vous pouvez saisir le calcul de la participation aux coûts en haut de la partie gauche de la page en ajoutant une ou plusieurs périodes. Juste au-dessous se trouve la partie «Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP». C’est là que vous pouvez saisir des exceptions à l’obligation de participer aux coûts.

En fonction de ce que vous avez choisi à l’étape «Participation aux coûts» lors de la création d’une nouvelle participation sous «Obligation de participer», le système KJA-FS enregistre déjà une première période pour vous. Celle-ci est d’abord non valable sauf dans le cas de figure prévoyant qu’il n’existe pas d’obligation de participer.

Pour pouvoir compléter la période, ouvrez dans la liste d’actions de la période concernée l’option «Traiter la période». Une boîte de dialogue apparaît alors.

Calcul de la participation aux coûts

Choisissez d’abord l’obligation de participer. Ce champ est prérempli avec la valeur que vous avez sélectionnée dans la demande.

S’il existe une obligation de participer («Oui»), vous devez téléverser le document permettant de calculer la participation aux coûts et inscrire le montant mensuel calculé. Vous téléversez ensuite la convention sur la participation aux coûts sous forme de fichier PDF. Ces différentes étapes concernent uniquement le cas dans lequel il existe une obligation de participer.

Vous fixez ensuite la période valable. Selon le paramétrage de la prolongation automatique, les champs «Valable à partir du» et «Valable jusqu’au» peuvent ou non être remplis ou modifiés manuellement. Enregistrez les données pour valider la période ou interrompez le processus.

Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP

Le même processus s’applique si, dans la demande, une nouvelle participation aux coûts a été créée avec la mention «Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP».

Vous téléversez ici la demande d’«Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP» sous forme de fichier PDF puis introduisez la durée de validité.

Une période, sous «Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP» n’est admise que dans le cas où la participation aux coûts est liée à une demande approuvée ou à une demande clôturée concernant une prestation résidentielle. La durée de validité d’une telle période doit se chevaucher un jour au moins avec la durée de la prestation résidentielle.

Si une participation aux coûts est exclusivement liée à des demandes du type «Contrat de placement», aucune période ne doit figurer sous «Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP».

Une fois que la participation aux coûts est intégralement remplie, vous pouvez la transmettre en cliquant sur «Déposer une participation aux coûts». L’OM l’examine puis l’active. Si cette participation contient des erreurs, l’OM peut la rejeter. Elle réapparaît sous le statut «Nouveau» dans la liste des participations aux coûts et doit être déposée à nouveau. Dans ce cas, l’OM fournit toujours une justification que vous pouvez voir dans le détail de la participation aux coûts.

Il est aussi possible d’interrompre le processus de participation aux coûts. Les participations concernées restent visibles dans la liste mais ne peuvent plus être modifiées. L’interruption sert par exemple à éviter les doublons.

Nouveau
Le statut d’une participation aux coûts est «Nouveau» si celle-ci a été nouvellement créée à partir d’une demande. La participation n’est pas encore valable et doit être entièrement remplie et envoyée par votre service social pour autant que celui-ci soit enregistré comme service responsable.

Signature apposée
Une fois que la participation aux coûts est remplie, vous la déposez au moyen de l’action «Déposer une participation aux coûts» visible dans les détails de la participation. Le statut devient alors «Signature apposée». La participation est ensuite examinée par l’OM et préparée en vue d’être activée.

Signé et actif
Dès que l’OM a vérifié et activé la participation aux coûts, son statut devient celui de «Signé et actif». À partir de ce stade, des factures basées sur cette participation aux coûts sont envoyées à la personne ou au service qui a le rôle d’unité d’imputation pour autant que des prestations aient été fournies.

Clôture
Une participation aux coûts prend fin automatiquement lorsque la période de validité de la demande qui y est liée arrive à son terme et n’est suivie d’aucune demande. Dès la date de fin de la validité, la participation aux coûts a le statut «Clôturée».

Annulée
Ce statut n’est possible qu’avec le rôle «Assistance OM». Les participations aux coûts erronées dont le statut est celui de «Signé et actif» doivent être annoncées à l’OM qui pourra les annuler ou les corriger. Les participations aux coûts qui ont le statut «Signature apposée» ne doivent pas être annulées; l’OM peut les renvoyer. Elles retrouvent alors le statut «Nouveau» et vous pouvez les interrompre.

Si vous constatez des participations erronées associées aux statuts «Signature apposée» ou «Signé et actif», veuillez envoyer un message à l’adresse support.kja-fs@be.ch.

Interruption
Vous pouvez interrompre les participations aux coûts qui ont le statut «Nouveau», par exemple s’il s’agit d’un doublon. Vous devez, avant l’interruption, vérifier les demandes liées à la participation. Toutes les demandes concernées doivent d’abord être liées à une autre participation aux coûts valable.

1. Vue d’ensemble des périodes saisies
   Vous voyez dans cette partie un résumé de toutes les périodes de participations aux coûts saisies. Chaque ligne montre la validité, l’obligation de participer, le montant calculé, les éventuelles exceptions au sens de l’article 34 OPEP ainsi que le type de prise en charge. Vous avez ainsi rapidement accès à la composition de la participation aux coûts à un jour de référence précis.
2. Calcul de la participation aux coûts
   Vous voyez ici toutes les participations aux coûts saisies pour lesquelles il existe ou non une obligation de participer aux coûts. Les dates de validité, l’obligation de participer, le montant et les documents requis sont enregistrés pour chaque période. Vous pouvez télécharger un document par un simple clic. Il apparaît ensuite dans votre dossier de téléchargements (ou Downloads).
3. Exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP
   Si une exception à la participation aux coûts prévue par la législation a été saisie pour une période déterminée, elle s’affiche ici. On trouve également à cet endroit les dates de validité et les documents concernés.
4. Type de prise en charge
   Le système KJA-FS lit automatiquement, à partir de toutes les demandes liées, la période pendant laquelle tel ou tel type de prise en charge est valable. S’il n’existe pas de période de prestation pour une demande au cours d’un laps de temps donné, le mot «Aucune» s’affiche alors. Aucune facture n’est adressée à l’unité d’imputation (personne ou organisme assumant les coûts) pendant cette période.
   
   Le type de prise en charge découle des demandes liées et sert au décompte correct des prestations. Il existe les types de prise en charge suivants:
   
   - Résidentiel: durant cette période, les demandes sont uniquement liées à des prestations de type résidentiel.
   - Ambulatoire: durant cette période, les demandes sont uniquement liées à des prestations de type ambulatoire.
   - Ambulatoire et résidentiel: durant cette période, les demandes sont liées à des prestations de type aussi bien ambulatoire que résidentiel.
   - Aucune: durant cette période, la participation aux coûts n’est liée à aucune demande.
   
   
5. Informations sur la participation aux coûts
   Dans le bloc situé à droite de la page apparaissent les principales informations concernant la participation aux coûts: le service compétent, le statut actuel, la durée de validité, le nom et le numéro d’assurance sociale de la personne ayant droit à des prestations. Un clic sur «Afficher l’historique» donne accès à toutes les modifications de statuts.
6. Commentaire interne
   Vous pouvez rédiger un commentaire interne. Un clic sur le pictogramme ouvre le mode édition. Le champ du commentaire interne fonctionne comme un post-it: vous pouvez y inscrire des informations importantes que toutes les personnes de votre organisation peuvent voir et modifier. 
7. Demandes liées
   Toutes les demandes liées à la participation aux coûts s’affichent ici. Le champ «Valable jusqu’à» de la participation aux coûts concerne les périodes de prestations valables pour les demandes liées. Si une nouvelle demande associée à une période de prestation plus longue est liée, le système KJA-FS adapte automatiquement la date de la fin de la participation aux coûts.
8. Adaptations
   Vous pouvez prendre connaissance dans cette partie de toutes les adaptations concernant la participation aux coûts. Cette partie est divisée en «Adaptations en cours» et «Adaptations terminées». Chaque adaptation est présentée avec sa date et son statut et peut être ouverte afin qu’il soit possible de poursuivre son traitement.
9. Barre d’action
   Au bas de la page figure la barre d’action. Elle vous permet d’adapter la participation aux coûts ou de mener d’autres actions. Des fonctions différentes sont disponibles selon le statut.

Il est possible d’adapter les participations aux coûts qui ont le statut «Signé et actif». Si vous devez adapter une participation dont le statut est celui de «Signature apposée», veuillez écrire à l’adresse support.kja-fs@be.ch. L’OM peut renvoyer la participation, dont le statut redevient «Nouveau» et que vous pouvez adapter.
Annoncez également à l’OM le cas d’une participation aux coûts déjà clôturée qui doit être adaptée. Vous ne pouvez en effet pas la modifier vous-mêmes.

Dans le détail de la participation aux coûts, cliquez sur «Adapter» pour ouvrir une nouvelle adaptation.

Lorsqu’une adaptation est déjà ouverte pour une participation aux coûts, une notification à ce sujet s’affiche dans le détail de la participation. Aucune nouvelle adaptation ne peut être effectuée. Dans ce cas, ouvrez le détail.

L’adaptation d’une participation aux coûts fonctionne comme la saisie d’une participation (Remplir une participation aux coûts).

1. Ajouter la période
   Lorsque vous cliquez sur «Ajouter la période», une boîte de dialogue s’ouvre. Vous pouvez alors ajouter une nouvelle période concernant la participation aux coûts, par exemple lorsque le montant calculé a été modifié ou qu’il existe une exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP.
2. Traiter ou supprimer la période
   Le menu d’action dans la ligne concernée permet de traiter une période ou de la supprimer. Si vous traitez une période, une boîte de dialogue s’ouvre alors.
3. Déposer l’adaptation ou l’interrompre
   Vous pouvez déposer l’adaptation à partir de la barre d’action. Elle passe alors au statut «Signature apposée» et est examinée par l’OM. Dès que l’OM a activé l’adaptation (statut «Signé et actif»), la participation aux coûts en question est modifiée et l’adaptation est considérée comme achevée. Une fois interrompue, une adaptation ne peut plus être traitée. Elle n’est plus visible et n’est plus présente dans le détail de la participation aux coûts sous forme d’adaptation.
4. Informations sur la participation aux coûts
   Dans l’accordéon «Informations sur la participation aux coûts», vous accédez à tout moment à la participation que vous êtes en train d’adapter.

Dans le détail de la participation aux coûts, toutes les adaptations concernant une participation font l’objet d’une liste visible sur la droite de l’écran, sous «Adaptations». Chaque adaptation pouvant être ouverte, il est possible de suivre à tout moment les changements apportés.

Il se peut, dans des cas exceptionnels, que les bénéficiaires des prestations doivent également participer aux coûts. Étant donné que ces personnes ne peuvent jamais faire valoir une «exception à la participation aux coûts selon l’article 34 OPEP», cet élément ne s’affiche pas dans leur cas.

Par ailleurs, l’option «Non, l'enfant a atteint la majorité et ne suit pas une première formation» ne figure pas sous «Obligation de participer» pour les bénéficiaires de prestations.

Pour le reste, les participations aux coûts pour ces personnes sont traitées comme toutes les autres.

Les fonctions essentielles de l’historique sont décrites ici: Historique.

Dans l’historique de la participation aux coûts, vous avez accès à toutes les modifications qu’une participation a subies au cours de son traitement. Vous voyez parmi celles-ci

• les changements de statut («Nouveau», «Signature apposée», «Signé et actif», «Clôture», «Annulée», «Interruption»),
• les modifications de champ,
• les informations.

Chaque inscription comprend la date à laquelle une modification a été faite et le nom de l’organisation qui l’a effectuée.

Les explications concernant chaque statut lié à la participation aux coûts figurent au chapitre Statut de la participation aux coûts et signification.