Factures

Les factures sont téléversées dans le système KJA-FS à partir du rôle «Prestataire». Chacune d’entre elles doit être liée à une demande approuvée. Il est aussi possible de téléverser les factures sur une demande clôturée. En principe, les factures doivent faire l’objet d’un décompte mensuel directement après que la prestation a été fournie. À titre exceptionnel, des factures peuvent aussi être téléversées et approuvées plus tardivement.

Vous trouvez sous «Factures» la liste de toutes les factures liées à une demande pour laquelle vous êtes inscrite ou inscrit en tant que commanditaire de la prestation. Celles qui s’affichent peuvent porter l’un des statuts suivants: «Validation par le service social», «Validation par l’OM», «Paiement rejeté», «Validée en vue du paiement», «Traitement correct» et «Retirée».

Vous pouvez filtrer les factures en fonction de leur statut et du type de prestation. Si vous cochez la case «Mes inscriptions», vous voyez uniquement les factures qui sont liées à une demande dans laquelle vous figurez comme personne responsable. Le champ de recherche vous permet d’effectuer une recherche à partir d’un prestataire, d’un numéro de demande, du nom ou du numéro d’assurance sociale de la ou du bénéficiaire de la prestation ou encore par montant. À droite du champ de recherche, vous pouvez cocher la case «Inclure le commentaire interne dans la recherche», le commentaire étant ainsi pris en compte. Vous pouvez par ailleurs effectuer une recherche en combinant plusieurs filtres.

Chaque ligne du tableau porte sur une seule facture. Les principales informations y figurent: le prestataire, la date du dépôt, la période de facturation, le numéro de la demande, le nom et le numéro d’assurance sociale de la ou du bénéficiaire de la prestation, le montant et le numéro de la facture, le statut et le commentaire interne.

Vous pouvez décider vous-même, au moyen de la configuration des colonnes, quelles colonnes doivent s’afficher. 

La page des détails de la facture s’ouvre lorsque vous cliquez à n’importe quel endroit de la ligne en question.

Retirée
Un prestataire peut retirer des factures erronées tant que l’examen de la facture n’est pas achevé («Validation par le service social» et «Validation par l’OM»). Les factures portant le statut «Retirée» ne sont pas traitées plus avant. Elles doivent à nouveau être saisies et transmises.

Validation par le service social
Ce statut vous donne accès à la vérification de la facture.

• Si elle est correcte, elle est transférée à l’OM (statut «Validation par l’OM»).
• Si est comporte des erreurs ou des imprécisions, il est possible de la refuser (statut «Paiement rejeté»).

Les factures concernant des demandes du type «Inspection scolaire» sont vérifiées directement par l’OM. La ou le commanditaire de la prestation n’a pas besoin de les valider. C’est pour cette raison que le statut «Validation par le service social» n’apparaît pas pour les inspections scolaires.

Validation par l’OM
Dès que le service social a validé la facture (ou alors, pour les factures liées à une demande de type «Décision de l’inspection scolaire», dès leur dépôt), celle-ci est associée au statut «Validation par l’OM».
Le rôle «Finances OM» permet d’examiner la facture, de la valider ou alors de la rejeter.

Paiement rejeté
En cas de refus d’une facture, l’organisation qui procède à sa vérification doit fournir une justification.
Celle-ci est visible dans les détails de la facture.
Les factures rejetées ne sont pas traitées plus avant et doivent être remises sous forme de nouvelle facture. Elles restent cependant visibles dans le système KJA-FS.

Validée en vue du paiement
La facture a été approuvée par l’OM et validée en vue du paiement, qui est traité à la fin du processus.

Traitement correct
Le paiement a été correctement effectué.

Vous pouvez ouvrir une facture en cliquant sur la ligne en question.

La page «Détails de la facture» comporte toutes les informations importantes concernant une facture remise. La page est séparée en plusieurs sections qui peuvent être ouvertes ou fermées.

1. Site
   Cette partie contient le nom du site dans lequel la prestation a été fournie.
2. Demande
   Ici se trouvent les principales informations sur la demande à laquelle la facture se réfère: numéro de la demande, nom et prénom de la ou du bénéficiaire de la prestation, numéro d’assurance sociale, type de prestation, période prévue et prix de la prestation.
3. Facture
   Cette partie contient tous les détails de la facture, dont le document lui-même (fichier PDF téléchargeable), le montant, le numéro IBAN du prestataire, un éventuel numéro de référence, le numéro de la facture ainsi que la période de facturation (date du début et de la fin de la période).
4. Informations sur la facture
   Vous voyez sur la partie droite de l’écran les principales informations sur la facture, avec le nom du prestataire qui l’a remise, le statut ainsi que la date d’envoi. Vous disposez en outre d’un lien vers l’historique de la facture, où vous pouvez voir les étapes et les changements de statuts.

Si vous êtes membre d’un service d’inspection scolaire, vous n’avez pas besoin de tenir compte de ce passage puisque vous ne vérifiez pas les factures.

En tant que membre d’un service social, vous procédez à un examen préalable avant que la facture ne soit vérifiée par l’OM. Vous pouvez appliquer, dans la liste des factures, le statut «Validation par le service social». Ouvrez le détail de la facture et vérifiez que celle-ci porte bien sur les prestations prévues.

Si la facture est correcte, vous pouvez la valider en cliquant dans la barre d’action  située au bas de l’écran. Si tel n’est pas le cas, vous devez la rejeter. Cette décision doit s’accompagner d’une justification compréhensible. Le prestataire peut en prendre connaissance et doit pouvoir constater clairement ce qu’il doit modifier avant de soumettre une nouvelle fois la facture.

Les fonctions essentielles de l’historique sont décrites ici: Historique.

Dans l’historique des factures, vous avez accès à toutes les modifications qu’une facture a subies au cours de son traitement. Vous voyez parmi celles-ci les changements de statut («Retirée», «Validation par le service social», «Validation par l’OM», «Paiement rejeté», «Validée en vue du traitement» et «Traitement correct»).

Chaque inscription comporte la date à laquelle une modification a été faite et le nom de l’organisation qui l’a effectuée.

Les explications concernant chaque statut lié aux factures figurent au chapitre «Statuts de la facture et signification»