Kostenbeteiligungen

Die Kostenbeteiligung dient dazu, dass sich Eltern an den Kosten beteiligen, die das Kantonale Jugendamt Bern für Leistungen an Kinder und Jugendliche vorfinanziert. Die Höhe der Beteiligung wird auf Grundlage der aktuellen Steuerdaten der unterhaltspflichtigen Personen berechnet. In der Regel beteiligen sich beide Elternteile, unabhängig davon, ob sie zusammen oder getrennt leben. Beziehen Eltern Sozialhilfe oder Ergänzungsleistungen, entfällt die Kostenbeteiligung. Nach der Berechnung erhalten die Eltern eine monatliche Rechnung. Die offizielle Berechnung erfolgt durch den Sozialdienst oder das KJA.

Kostenbeteiligungen sind eng mit den Anträgen verknüpft. Eine Kostenbeteiligung, die mit keinem genehmigten Antrag verknüpft ist, kann nicht aktiviert werden. Eltern beteiligen sich nur an Kosten für tatsächlich erbrachte Leistungen.

Kostenbeteiligungen sind grundsätzlich so lange gültig, wie genehmigte Anträge vorhanden sind. Wird ein neuer Antrag mit einer längeren Laufzeit genehmigt, der mit der Kostenbeteiligung verknüpft ist, wird das Enddatum der Kostenbeteiligung auf das Enddatum dieses Antrags verlängert.

Jede Kostenbeteiligung besteht aus mindestens einer oder mehreren Perioden. Ändert sich beispielsweise der berechnete Betrag, wird keine neue Kostenbeteiligung erstellt, sondern auf der bestehenden Kostenbeteiligung eine neue Periode hinzugefügt (Kostenbeteiligungen überarbeiten).

Wenn ein bereits genehmigter Antrag nachträglich bearbeitet wird und die zugehörige Kostenbeteiligung entfernt wird, bleibt die ursprüngliche Gültigkeitsdauer der Kostenbeteiligung dennoch bestehen. Ist die Kostenbeteiligung in diesem Zeitraum keinem anderen genehmigten Antrag zugeordnet, wird unter «Behandlungsart» der Hinweis «Keine» angezeigt. So ist klar ersichtlich, dass für diesen Zeitraum keine Beteiligung an den Kosten erforderlich ist (Kostenbeteiligungsdetail).

Im Antrag haben Sie die Möglichkeit, eine bereits bestehende Kostenbeteiligung auszuwählen oder eine neue Kostenbeteiligung zu erstellen, falls noch keine vorliegt.

Alle Informationen dazu finden Sie im Kapitel «Antragsformular ausfüllen», im Schritt «Kostenbeteiligung».

Wird ein Kind in einer Einrichtung untergebracht und besucht dort ein besonderes separatives Volksschulangebot, kann eine Ausnahme von der Kostenbeteiligung gemäss Art. 34 KFSV geltend gemacht werden. In diesem Fall berechnet das Kantonale Jugendamt Bern (KJA) die Kostenbeteiligung der Eltern. 

Handelt es sich um einen Pflegevertrag, kann keine neue Kostenbeteiligung mit der Beteiligungspflicht «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» erstellt werden. Es kann jedoch eine Kostenbeteiligung ausgewählt werden, die aktuell ausschliesslich eine Periode mit dieser Ausnahme enthält. In diesem Fall müssen Sie die Kostenbeteiligung überarbeiten und eine neue Periode unter «Berechnung Kostenbeteiligung» hinzufügen. Arbeiten Sie in einem Schulinspektorat, übernimmt das KJA diese Anpassung für Sie.

Das Gleiche gilt, wenn es sich um einen Antrag mit einer ambulanten Leistung handelt. Eine «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» ist nur bei stationären Leistungen zulässig.

Als Sozialdienst sehen Sie im Bereich «Kostenbeteiligungen» eine Liste aller Kostenbeteiligungen, die mit Anträgen verknüpft sind, bei denen Ihr Sozialdienst als Leistungsbesteller eingetragen ist.

Angezeigt werden Kostenbeteiligungen in den Status «Neu», «Unterzeichnet», «Unterzeichnet und aktiv», «Beendet», «Storniert» und «Abgebrochen».

Jede Tabellenzeile steht für eine einzelne Kostenbeteiligung. Angezeigt werden zentrale Informationen: die Kostenträgerin oder der Kostenträger, der Name und die Sozialversicherungsnummer der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers, der zuständige Dienst, der Status, allfällige offene Überarbeitungen, die Gültigkeit der Kostenbeteiligung sowie der interne Kommentar.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie individuell festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Mit dem Suchfeld können Sie Kostenbeteiligungen nach Kostenträgerinnen und Kostenträgern sowie nach dem Namen und der Sozialversicherungsnummer von Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern durchsuchen. Rechts neben dem Suchfeld können Sie die Checkbox «Internen Kommentar in Suche einschliessen» aktivieren. In diesem Fall wird der interne Kommentar ebenfalls in der Suche berücksichtigt.

Zusätzlich können Sie nach Status filtern. Über einen weiteren Filter können Sie einstellen, ob nur Kostenbeteiligungen ohne offene Überarbeitungen oder solche mit offenen Überarbeitungen angezeigt werden sollen. Der Status der Überarbeitung wird dabei in Klammern dargestellt. Sie können zudem mehrere Filter mit dem Suchfeld kombinieren.

Einträge öffnen sich mit einem Klick auf eine beliebige Stelle der Zeile.

Jede Kostenbeteiligung hat einen zuständigen Dienst – entweder Ihren Sozialdienst oder das KJA. Sind Sie als zuständiger Dienst eingetragen, sind Sie für die Kostenbeteiligung verantwortlich. Der zuständige Dienst ist in der Kostenbeteiligungsliste in der Spalte «Zuständiger Dienst» sichtbar sowie auf der Detailseite der Kostenbeteiligung in der rechten Seitenleiste im Akkordeon «Kostenbeteiligung Infos».

Der zuständige Dienst kann von Ihnen als Sozialdienst nicht bearbeitet werden. Das KJA hat jedoch die Möglichkeit, den zuständigen Dienst zwischen Ihrem Sozialdienst und dem KJA anzupassen.

Kostenbeteiligungen werden erstellt, indem Sie im Antrag «Neue Kostenbeteiligung erstellen» auswählen (Anträge erfassen und einreichen, Kostenbeteiligung). Erstellte Kostenbeteiligungen sind in der Kostenbeteiligungsliste sichtbar. Filtern Sie die Liste nach dem Status «Neu». So sehen Sie auf einen Blick, welche Kostenbeteiligungen Sie ausfüllen und einreichen müssen.

Öffnen Sie eine Kostenbeteiligung in der Kostenbeteiligungsliste mit einem Klick auf eine beliebige Stelle der Zeile. Hat die Kostenbeteiligung den Status «Neu», wird sie als Formular geöffnet, das Sie bearbeiten können.

In der Seitenleiste auf der rechten Seite sehen Sie wichtige Informationen zur Kostenbeteiligung, darunter den zuständigen Dienst, den aktuellen Status, die Gültigkeitsdauer sowie Name und Sozialversicherungsnummer der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers.

Zusätzlich enthält die Seitenleiste ein Akkordeon, in dem alle mit der Kostenbeteiligung verknüpften Anträge angezeigt werden. Diese werden in drei Kategorien unterteilt: «Eingereichte Anträge», «Genehmigte Anträge» und «Beendete Anträge».

Auf der linken Seite können Sie im oberen Bereich die Berechnung der Kostenbeteiligung erfassen, indem Sie eine oder mehrere Perioden hinzufügen. Direkt darunter befindet sich der Bereich «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV». Hier erfassen Sie allfällige Ausnahmen von der Kostenbeteiligung.

Je nachdem, was Sie im Antrag im Schritt «Kostenbeteiligung» beim Erstellen einer neuen Kostenbeteiligung unter «Beteiligungspflicht» ausgewählt haben, setzt KJA-FS bereits eine erste Periode für Sie auf. Diese ist – ausser bei «Beteiligungspflicht: Nein» – zunächst ungültig.

Um die Periode zu vervollständigen, öffnen Sie im Aktionsmenü der betreffenden Periode die Option «Periode bearbeiten». Daraufhin öffnet sich ein modaler Dialog.

Berechnung Kostenbeteiligung

Zu Beginn wählen Sie die Beteiligungspflicht. Dieses Feld ist bereits mit dem Wert vorausgefüllt, den Sie im Antrag ausgewählt haben.

Ist die Beteiligungspflicht «Ja», laden Sie das Dokument zur Berechnung der Kostenbeteiligung hoch und tragen den berechneten monatlichen Betrag ein. Anschliessend laden Sie die Vereinbarung zur Kostenbeteiligung als PDF hoch. Diese Schritte entfallen, wenn die Beteiligungspflicht «Nein» ist.

Zum Schluss legen Sie die gültige Zeitspanne der Periode fest. Die Felder «Gültig ab» und «Gültig bis» können – je nach Einstellung der automatischen Verlängerung – entweder frei eingegeben oder nicht manuell verändert werden. Speichern Sie die Angaben, um die Periode zu übernehmen, oder brechen Sie den Vorgang ab.

Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV

Das gleiche Vorgehen gilt auch, wenn sie im Antrag eine neue Kostenbeteiligung mit einer Beteiligungspflicht Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV erstellt haben. 

Hier laden Sie den Antrag auf «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» als PDF Datei hoch. Zusätzlich geben Sie die Gültigkeit ein.

Eine Periode unter «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» ist nur zulässig, wenn die Kostenbeteiligung mit einem genehmigten oder beendeten Antrag mit stationärer Leistung verknüpft ist. Der Gültigkeitszeitraum einer solchen Periode muss sich mit dem Leistungszeitraum der stationären Leistung um mindestens einen Tag überschneiden.

Ist eine Kostenbeteiligung ausschliesslich mit Anträgen des Typs «Pflegevertrag» verknüpft, darf keine Periode unter «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» vorhanden sein.

Sobald Sie die Kostenbeteiligung vollständig erfasst haben, können Sie diese mit Klick auf «Kostenbeteiligung einreichen» in der Aktionsleiste einreichen. Die Kostenbeteiligung wird vom KJA geprüft und anschliessend aktiviert. Ist die Kostenbeteiligung fehlerhaft, kann das KJA sie zurückweisen. In diesem Fall erscheint sie wieder im Status «Neu» in der Kostenbeteiligungsliste und muss erneut eingereicht werden. Das KJA gibt dabei stets eine Begründung ein, die für Sie im Kostenbeteiligungsdetail sichtbar ist.

Kostenbeteiligungen können auch abgebrochen werden. Danach sind sie nicht mehr bearbeitbar, bleiben jedoch in der Kostenbeteiligungsliste sichtbar. Das Abbrechen dient beispielsweise dazu, Duplikate zu entfernen. 

Neu
Eine Kostenbeteiligung hat den Status «Neu», wenn sie aus einem Antrag neu erstellt wurde. Die Kostenbeteiligung ist noch ungültig und muss von Ihrem Sozialdienst vollständig ausgefüllt und eingereicht werden, sofern Ihr Sozialdienst als zuständiger Dienst hinterlegt ist.

Unterzeichnet
Nachdem Sie die Kostenbeteiligung ausgefüllt haben, reichen Sie diese über die Aktion «Kostenbeteiligung einreichen» im Kostenbeteiligungsdetail ein. Danach erhält die Kostenbeteiligung den Status «Unterzeichnet». In diesem Status wird sie vom KJA geprüft und zur Aktivierung vorbereitet.

Unterzeichnet und aktiv
Sobald das KJA die Kostenbeteiligung geprüft und aktiviert hat, wechselt sie in den Status «Unterzeichnet und aktiv». Ab diesem Zeitpunkt wird der Kostenträgerin oder dem Kostenträger – sofern Leistungen erbracht wurden – Rechnungen basierend auf dieser Kostenbeteiligung gestellt.

Beendet
Eine Kostenbeteiligung endet automatisch, wenn der Leistungszeitraum des verknüpften Antrags abläuft und kein weiterer Antrag mehr mit ihr verbunden ist. Sobald das Enddatum erreicht ist, erhält die Kostenbeteiligung den Status «Beendet».

Storniert
Diesen Status kann ausschliesslich die Rolle «Support KJA» vergeben. Fehlerhafte Kostenbeteiligungen im Status «Unterzeichnet und aktiv» müssen dem KJA gemeldet werden, damit sie storniert oder korrigiert werden werden können. Kostenbeteiligungen im Status «Unterzeichnet» müssen nicht storniert werden; das KJA kann sie zurückweisen. Dadurch wechseln sie zurück in den Status «Neu» und können von Ihnen abgebrochen werden.

Haben Sie fehlerhafte Kostenbeteiligungen im Status «Unterzeichnet» oder «Unterzeichnet und aktiv»? Melden Sie sich unter support.kja-fs@be.ch.

Abgebrochen
Kostenbeteiligungen im Status «Neu» können von Ihnen abgebrochen werden, zum Beispiel wenn es sich um ein Duplikat handelt. Vor dem Abbruch müssen Sie prüfen, welche Anträge mit der Kostenbeteiligung verknüpft sind. In allen betroffenen Anträgen muss zuerst eine andere gültige Kostenbeteiligung verknüpft werden.

1. Übersicht der erfassten Perioden
In diesem Bereich sehen Sie eine Zusammenfassung aller erfassten Kostenbeteiligungsperioden. Jede Zeile zeigt die Gültigkeit, die Beteiligungspflicht, den berechneten Betrag, allfällige Ausnahmen nach Art. 34 KFSV sowie die zugehörige Behandlungsart. So erkennen Sie auf einen Blick, wie sich die Kostenbeteiligung zu einem bestimmten Stichtag zusammensetzt.

2. Berechnung Kostenbeteiligung
Hier sehen Sie alle erfassten Kostenbeteiligungsperioden mit Beteiligungspflicht «Ja» oder «Nein». Für jede Periode sind die Gültigkeitsdaten, die Beteiligungspflicht, der Betrag sowie die erforderlichen Dokumente hinterlegt. Mit Klick auf ein Dokument wird dieses heruntergeladen und erscheint in Ihrem Download-Ordner.

3. Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV
Wenn für einen bestimmten Zeitraum eine gesetzliche Ausnahme von der Kostenbeteiligung erfasst wurde, wird sie hier angezeigt. Der Abschnitt zeigt Gültigkeitsdaten und die dazugehörigen Dokumente.

4. Behandlungsart
KJA-FS liest aus allen verknüpften Anträgen automatisch aus, in welchem Zeitraum welche Behandlungsart gültig ist. Existiert in einer Zeitspanne kein Leistungszeitraum eines Antrags, wird dies als «Keine» dargestellt. In diesem Zeitraum werden keine Rechnungen an die Kostenträgerin oder den Kostenträger gestellt.

Die Behandlungsart ergibt sich aus den verknüpften Anträgen und dient der korrekten Abrechnung der Leistungen. Folgende Behandlungsarten sind möglich:

• Stationär – In diesem Zeitraum sind nur Anträge mit stationären Leistungen verknüpft.
• Ambulant – In diesem Zeitraum sind nur Anträge mit ambulanten Leistungen verknüpft.
• Ambulant und stationär – In diesem Zeitraum sind sowohl ambulante als auch stationäre Leistungen verknüpft.
• Keine – In diesem Zeitraum ist die Kostenbeteiligung mit keinem Antrag verknüpft.

5. Kostenbeteiligung Infos
In der rechten Seitenleiste sehen Sie die wichtigsten Informationen zur Kostenbeteiligung: den zuständigen Dienst, den aktuellen Status, die Gültigkeitsdauer sowie Name und Sozialversicherungsnummer der leistungsberechtigten Person. Über «Historie anzeigen» können Sie alle Statusänderungen einsehen.

6. Interner Kommentar
Sie haben die Möglichkeit, einen internen Kommentar zu erfassen. Mit Klick auf das Bearbeitungssymbol öffnet sich der Bearbeitungsmodus. Das interne Kommentarfeld funktioniert wie ein Post-it: Sie können wichtige Informationen festhalten, die jederzeit von allen Personen Ihrer Organisation eingesehen und überschrieben werden können.

7. Verknüpfte Anträge
Hier werden alle Anträge angezeigt, die mit der Kostenbeteiligung verbunden sind. Das Feld «Gültig bis» der Kostenbeteiligung richtet sich nach den Leistungszeiträumen der verknüpften Anträge. Wird ein neuer Antrag mit einem längeren Leistungszeitraum verknüpft, passt KJA-FS das Enddatum der Kostenbeteiligung automatisch an.

8. Überarbeitungen
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Überarbeitungen der Kostenbeteiligung. Der Bereich ist unterteilt in «Offene Überarbeitungen» und «Abgeschlossene Überarbeitungen». Jede Überarbeitung wird mit Datum und Status angezeigt und kann zur Nachverfolgung geöffnet werden.

9. Aktionsleiste
Am unteren Rand befindet sich die Aktionsleiste. Hier können Sie die Kostenbeteiligung überarbeiten oder weitere Aktionen ausführen. Je nach Status stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Kostenbeteiligungen können im Status «Unterzeichnet und aktiv» überarbeitet werden. Müssen Sie eine Kostenbeteiligung mit dem Status «Unterzeichnet» anpassen, melden Sie sich unter support.kja-fs@be.ch. Das KJA kann die Kostenbeteiligung zurückweisen; danach hat sie wieder den Status «Neu» und Sie können sie überarbeiten.
Melden Sie sich ebenfalls beim KJA, wenn eine bereits beendete Kostenbeteiligung überarbeitet werden muss. Sie haben selbst nicht die Möglichkeit, eine beendete Kostenbeteiligung zu bearbeiten.

Klicken Sie auf dem Kostenbeteiligungsdetail auf «Kostenbeteiligung überarbeiten» um eine neue Überarbeitung zu öffnen. 

Ist für eine Kostenbeteiligung bereits eine Überarbeitung offen, wird dies als Notifikation im Kostenbeteiligungsdetail angezeigt. Es kann keine weitere Überarbeitung gestartet werden. Öffnen Sie in diesem Fall die bereits bestehende Überarbeitung.

Eine Kostenbeteiligungsüberarbeitung funktioniert grundsätzlich gleich wie das Ausfüllen einer Kostenbeteiligung.

1. Periode hinzufügen
Mit Klick auf «Periode hinzufügen» öffnet sich ein modaler Dialog. Hier können Sie der Kostenbeteiligung eine neue Periode hinzufügen – beispielsweise, wenn sich der berechnete Betrag geändert hat oder wenn eine Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV vorliegt.

2. Periode bearbeiten oder löschen
Über das Aktionsmenü in der betreffenden Zeile können Sie eine Periode bearbeiten oder löschen. Wenn Sie eine Periode bearbeiten, öffnet sich ein modaler Dialog.

3. Überarbeitung einreichen oder abbrechen
In der Aktionsleiste können Sie eine Überarbeitung einreichen. Die Überarbeitung erhält dann den Status «Unterzeichnet» und wird vom KJA geprüft. Sobald das KJA die Überarbeitung aktiviert (Status «Unterzeichnet und aktiv»), werden die Änderungen in die Kostenbeteiligung übernommen und die Überarbeitung gilt als abgeschlossen.
Wird eine Überarbeitung abgebrochen, kann sie nicht weiter bearbeitet werden. Sie ist danach nicht mehr sichtbar und wird auch im Kostenbeteiligungsdetail nicht mehr als Überarbeitung aufgeführt.

4. Kostenbeteiligung Infos
Im Akkordeon «Kostenbeteiligung Infos» gelangen Sie jederzeit zur Kostenbeteiligung, die Sie gerade überarbeiten.

Auf dem Kostenbeteiligungsdetail sind alle Überarbeitungen einer Kostenbeteiligung auf der rechten Seite unter «Überarbeitungen» aufgelistet. Jede Überarbeitung kann geöffnet werden, sodass gemachte Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können.

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass sich auch Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger an den Kosten beteiligen müssen. Da sie jedoch nie eine «Ausnahme von der Kostenbeteiligung nach Art. 34 KFSV» geltend machen können, wird dieser Bereich bei Kostenbeteiligungen von Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern ausgeblendet.

Zudem ist bei Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern unter «Beteiligungspflicht» die Option «Nein, Kind volljährig und nicht in Erstausbildung» nicht verfügbar.

Ansonsten werden diese Kostenbeteiligungen gleich behandelt wie alle anderen Kostenbeteiligungen.

Die grundlegenden Funktionalitäten der Historie sind hier beschrieben: Historie.

In der Kostenbeteiligungshistorie können Sie alle Änderungen nachvollziehen, die eine Kostenbeteiligung im Verlauf ihrer Bearbeitung durchlaufen hat. Dazu gehören:

Statusänderungen («Neu», «Unterzeichnet», «Unterzeichnet und aktiv», «Beendet», «Storniert», «Abgebrochen»)

• Feldänderungen
• Informationen

Jeder Eintrag zeigt an, wann eine Änderung vorgenommen wurde und welche Organisation sie durchgeführt hat.

Die Erläuterungen zu den einzelnen Kostenbeteiligungsstatus finden Sie im Bereich «Kostenbeteiligungsstatus und deren Bedeutung».