Rechnungen

Rechnungen werden in KJA-FS von der Rolle «Leistungserbringer/in» hochgeladen. Jede Rechnung muss mit einem genehmigten Antrag verknüpft sein. Es ist möglich, Rechnungen auch auf einen beendeten Antrag hochzuladen. Rechnungen sind grundsätzlich direkt nach Erbringung der Leistung monatlich abzurechnen. In Ausnahmefällen können Rechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt hochgeladen und genehmigt werden.

Unter «Rechnungen» finden Sie eine Liste aller Rechnungen, die auf einen Antrag eingereicht wurden, bei dem Sie als Leistungsbestellerin oder Leistungsbesteller eingetragen sind. Angezeigt werden Rechnungen in den Status «Freigabe Sozialdienst», «Freigabe KJA», «Zahlung abgelehnt», «Zur Auszahlung freigegeben», «Erfolgreich verarbeitet» und «Zurückgezogen».

Sie können Rechnungen nach Rechnungsstatus und Leistungsart filtern. Wenn Sie die Checkbox «Meine Anträge» anwählen, sehen Sie nur Rechnungen, die auf einen Antrag laufen, bei dem Sie als zuständige Person eingetragen sind.

Mit dem Suchfeld können Sie nach einer Leistungserbringerin oder einem Leistungserbringer, nach Antragsnummern, nach dem Namen oder der Sozialversicherungsnummer von Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern oder nach Beträgen suchen. Rechts neben dem Suchfeld können Sie die Checkbox «Internen Kommentar in Suche einschliessen» aktivieren. In diesem Fall wird der interne Kommentar ebenfalls in der Suche berücksichtigt. Sie können zudem mehrere Filter mit dem Suchfeld kombinieren.

Jede Tabellenzeile steht für eine einzelne Rechnung. Angezeigt werden zentrale Informationen: die Leistungserbringerin oder der Leistungserbringer, das Einreichedatum, die Rechnungsperiode, die Antragsnummer, der Name und die Sozialversicherungsnummer der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers, der Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer, der Status und der interne Kommentar.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie individuell festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Die Detailseite einer Rechnung öffnen Sie mit einem Klick auf eine beliebige Stelle der entsprechenden Zeile.

Zurückgezogen
Solange eine Rechnungsprüfung nicht abgeschlossen ist («Freigabe Sozialdienst» und «Freigabe KJA»), kann eine Leistungserbringerin oder ein Leistungserbringer fehlerhafte Rechnungen zurückziehen. Rechnungen mit diesem Status werden nicht weiterverarbeitet. Zurückgezogene Rechnungen müssen neu erfasst und erneut eingereicht werden.

Freigabe Sozialdienst
In diesem Status prüfen Sie die Rechnung.

• Ist die Rechnung korrekt, wird sie an das KJA weitergeleitet (Status «Freigabe KJA»).
• Ist sie fehlerhaft oder unklar, kann sie abgelehnt werden (Status «Zahlung abgelehnt»).

Rechnungen zu Anträgen des Typs «Schulinspektorat» werden direkt vom KJA geprüft. Eine Freigabe durch die Leistungsbestellerin oder den Leistungsbesteller ist nicht erforderlich. Daher ist für Schulinspektorate der Status «Freigabe Sozialdienst» nicht sichtbar.

Freigabe KJA
Sobald der Sozialdienst die Rechnung freigegeben hat – oder bei Rechnungen, die auf einen Antrag des Typs «Verfügung Schulinspektorat» laufen, direkt nach dem Einreichen – erhält sie den Status «Freigabe KJA».

Die Rolle «Finanzen KJA» prüft die Rechnung und gibt sie entweder frei oder lehnt sie ab.

Zahlung abgelehnt
Wird eine Rechnung abgelehnt, muss die prüfende Organisation eine Begründung eingeben.

Diese ist in den Rechnungsdetails sichtbar.

Abgelehnte Rechnungen werden nicht weiterverarbeitet und müssen als neue Rechnung erneut eingereicht werden. Sie bleiben jedoch in KJA-FS sichtbar.

Zur Auszahlung freigegeben
Die Rechnung wurde vom KJA genehmigt und zur Auszahlung freigegeben. Die Zahlung wird anschliessend verarbeitet.

Erfolgreich verarbeitet
Die Zahlung wurde erfolgreich ausgeführt.

Sie können eine Rechnung in der Liste mit einem Klick auf die jeweilige Zeile öffnen.

Auf dem Rechnungsdetail sehen Sie alle wichtigen Informationen zu einer eingereichten Rechnung. Die Seite ist in einzelne Bereiche gegliedert, die jeweils ein- und ausgeklappt werden können.

1. Standort
In diesem Abschnitt wird der Standort angezeigt, an dem die entsprechende Leistung erbracht wurde.

2. Antrag
Hier finden Sie die zentralen Informationen zum Antrag, auf den sich die Rechnung bezieht: Antragsnummer, Name und Vorname der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers, Sozialversicherungsnummer, Leistungsart, Leistungszeitraum und Leistungspreis.

3. Rechnung
Dieser Bereich enthält alle Details zur eingereichten Rechnung. Dazu gehören das Rechnungsdokument (ein PDF mit Download-Link), der Rechnungsbetrag, die IBAN der Leistungserbringerin oder des Leistungserbringers, eine allfällige Referenznummer, die Rechnungsnummer sowie die Rechnungsperiode mit Beginn- und Enddatum.

4. Rechnung Infos
Auf der rechten Seite befindet sich eine Übersicht wichtiger Rechnungsinformationen. Sie sehen hier die Leistungserbringerin oder den Leistungserbringer, welche die Rechnung eingereicht hat, den Rechnungsstatus sowie das Datum, an dem die Rechnung eingereicht wurde. Zusätzlich steht Ihnen ein Link zur Rechnungshistorie zur Verfügung, über den Sie alle Schritte und Statusänderungen der Rechnung einsehen können.

Als Sozialdienst führen Sie eine Vorprüfung durch, bevor die Rechnung vom KJA geprüft wird. In der Rechnungsliste können Sie nach dem Status «Freigabe Sozialdienst» filtern. Öffnen Sie das Rechnungsdetail und prüfen Sie, ob die Rechnung die bestellten Leistungen abdeckt.

Ist die Rechnung korrekt, können Sie sie in der Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand annehmen. Ist sie fehlerhaft, lehnen Sie sie ab. Beim Ablehnen geben Sie eine verständliche Begründung ein. Diese ist für die Leistungserbringerin oder den Leistungserbringer sichtbar und soll klar aufzeigen, was anzupassen ist, damit die Rechnung erneut eingereicht werden kann.

Die grundlegenden Funktionalitäten der Historie sind hier beschrieben: Historie.

In der Rechnungshistorie können Sie alle Änderungen nachvollziehen, die eine Rechnung im Verlauf ihrer Bearbeitung durchlaufen hat. Dazu gehören Statusänderungen wie «Zurückgezogen», «Freigabe Sozialdienst», «Freigabe KJA», «Zahlung abgelehnt», «Zur Auszahlung freigegeben» und «Erfolgreich verarbeitet».

Jeder Eintrag zeigt, wann eine Änderung vorgenommen wurde und welche Organisation sie durchgeführt hat.

Die Erläuterungen zu den einzelnen Rechnungsstatus finden Sie unter «Rechnungsstatus und deren Bedeutung».